廈門建安慈善基金會(huì)檔案管理規(guī)定
為了加強(qiáng)廈門建安慈善基金會(huì)（以下簡稱“基金會(huì)”）各類文件、文書及重要資料的收集、整理、建檔和保管，切實(shí)提高本會(huì)文書檔案的綜合利用效率，特制定本規(guī)定。
一、檔案管理部門
本基金會(huì)秘書處辦公室是本會(huì)文書檔案的管理部門，其主要職責(zé)如下：
1、組織制定或參與制定檔案立卷、建檔和歸檔工作的相關(guān)規(guī)章制度。
2、認(rèn)真做好基金會(huì)、秘書處各類文書檔案的收集、整理、保管和利用工作。
3、指導(dǎo)和監(jiān)督本會(huì)其他部門各類文件、材料的立卷歸檔工作。
4、負(fù)責(zé)做好永久性檔案保存或向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
5、努力提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
二、檔案管理體制
1、歸檔范圍
（1）規(guī)范性文件：包括上級頒發(fā)、需要本會(huì)執(zhí)行的，或由本會(huì)制發(fā)的各種正式文件、規(guī)章制度等。
（2）本會(huì)章程、理事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件、決議及重要材料。
（3）本會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)、新聞稿件、項(xiàng)目資料、圖片等。
（4）本會(huì)與有關(guān)單位、部門簽訂的各類合同、協(xié)議書等文件材料。
（5）證件性文書資料：包括法人登記證、法人代碼證、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證、社會(huì)保險(xiǎn)登記證、以及本會(huì)獲得的各類榮譽(yù)牌匾、錦旗、證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
（6）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料。
（7）員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理等方面的文件材料。
（8）本會(huì)固定資產(chǎn)、設(shè)備儀器登記、保管方面的文件材料。
（9）聲像制品資料：包括本會(huì)在其各種公益慈善活動(dòng)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄或拷貝下來的各種資料。
（10）本會(huì)對外的正式發(fā)文和與相關(guān)機(jī)構(gòu)來往的各種函件。
2、管理部門
（1）本會(huì)檔案工作實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由辦公室負(fù)責(zé)主體檔案的集中管理，并對其他部門的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。同時(shí)負(fù)責(zé)其他部門移交檔案的管理。
（2）對其他部門直接分管的各類文件、資料檔案，實(shí)行分散管理。慈善項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部門各類活動(dòng)開展和所需文件、資料、圖片及制度的建檔與管理；公益項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本部門各類活動(dòng)開展和所需文件、資料、圖片及制度的建檔與管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)所有財(cái)務(wù)文件、會(huì)計(jì)資料、賬表、票據(jù)及制度的建檔與管理。
（3）各部門負(fù)責(zé)管理的文件、資料、圖片及制度，不得隨意處置，應(yīng)定期交由行政管理部統(tǒng)一歸檔處理。
三、平時(shí)進(jìn)檔歸卷
1、各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度，及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件材料收集齊全，并加以整理歸卷。對處理完畢的文件材料，應(yīng)
2、各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的《案卷類目》�！栋妇眍惸俊返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
3、各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或批存的文件材料，及時(shí)轉(zhuǎn)交行政管理部集中統(tǒng)一進(jìn)檔保管。
4、行政管理部應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照《案卷類目》放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
四、歸檔案卷保存
1、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值實(shí)行歸檔，便于保管和利用。
2、所有歸檔文件材料的種類、份數(shù)，以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，應(yīng)予合并立卷。絕密文電應(yīng)單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也應(yīng)隨同絕密文件立卷。
4、對不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，應(yīng)放在復(fù)文立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。
6、永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《卷內(nèi)文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
7、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在《備考表》內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。
8、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案借閱利用
1、檔案的利用方式
（1）提供檔案原件。
（2）提供檔案復(fù)印件。
（3）提供文件索引資料。
2、檔案的借閱管理
（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件調(diào)閱單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。
（2）案卷一般僅供在檔案室閱看；立卷的文件、資料可外借，外借必須辦理登記手續(xù)。
（3）借閱期限一般不得超過10天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
（4）借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
（5）外單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，且審核后方能帶出。
六、檔案銷毀管理
1、對已失效的檔案，由檔案管理人員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)理事長或秘書長批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
2、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值后，再行銷毀，以免誤毀。
3、銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
廈門建安慈善基金會(huì)秘書處
2013年12月制定 |
